Digitalisation des banques d'affaires : outils, irritants réels et retours de praticiens

La digitalisation des banques d'affaires entreprise (BAE) répond à trois impératifs : traçabilité réglementaire (reporting BCE, MIF2 par exemple, etc.), coordination de parties prenantes multiples, côté externe (prêteurs, emprunteurs) comme côté interne (back-office, juridique), et suivi des covenants (engagements contractuels chiffrés) financiers et ESG.

Pourquoi la digitalisation n'est plus optionnelle pour une BAE

Une banque d'affaires entreprise opère dans un environnement où les opérations peuvent se multiplier : un dossier de financement structuré est rarement identique au précédent. Mais le cadre procédural, lui, est partagé et contrôlé. Cette tension entre singularité des dossiers et exigences de standardisation réglementaire est précisément ce qui rend la digitalisation incontournable, dans le sillage plus large de l'essor des BAE en France.

« Ça ne peut pas s'opérer avec un bout de papier ou un tableur Excel », résume Lionel Passard, responsable BAE au CA Loire Haute-Loire. La formule est directe, mais elle dit l'essentiel : ce qui était tolérable il y a dix ans (dossiers éparpillés dans des boîtes mail, échanges non tracés, documents versionnés à la main) ne l'est plus aujourd'hui, face à des régulateurs qui exigent de pouvoir reconstituer l'intégralité d'un processus décisionnel en quelques minutes, une incapacité à le faire pouvant exposer l'établissement à des sanctions remontant jusqu'au retrait d'agrément.

Les irritants réels qu'Excel ne peut pas résoudre

Traçabilité et archivage : une obligation réglementaire, pas une option

Des textes réglementaires comme la directive MIF2 (directive européenne sur les marchés d'instruments financiers) imposent, à titre d'exemple, aux établissements concernés de documenter et conserver l'intégralité des échanges liés à leurs services, et d'être en mesure de les produire lors d'un contrôle. Un tableur Excel reste un outil précieux pour du calcul individuel, mais il ne conserve pas nativement de traçabilité structurée de ces échanges. Une boîte mail les conserve, mais de façon non structurée, non exploitable, et non restituable rapidement. Une plateforme métier dédiée centralise ces échanges, les horodate automatiquement et les rend restituables plus facilement.

La multiplication des parties prenantes et des fonctions internes

Une opération de financement structuré mobilise en moyenne une dizaine d'acteurs et de fonctions. Côté parties prenantes : la banque arrangeuse, l'agent du crédit, les établissements participants, l'emprunteur. Côté organisation interne : le back-office, le service juridique et la conformité. Coordonner cet ensemble par e-mail, sur un volume de documents qui se versionnent et ne cesse de croître, génère inévitablement des versions contradictoires, des informations perdues, des délais inutiles.

La trajectoire de digitalisation observée sur le terrain

Bertrand Ladoux et Lionel Passard, tous deux issus de caisses régionales du Crédit Agricole, décrivent une évolution similaire, en trois étapes successives.

Étape 1 — Excel et suite Microsoft Office

Le point de départ est identique pour la plupart : des tableurs pour suivre les opérations, des e-mails pour tout le reste. Ce mode de fonctionnement permet de démarrer, mais il atteint rapidement ses limites dès que le volume d'opérations augmente. L'exigence de traçabilité réglementaire, elle, s'applique dès le premier dossier.

Étape 2 — L'essor d'outils ponctuels après le Covid

La crise sanitaire a accéléré une première vague de digitalisation : visioconférence, signature électronique, transfert sécurisé de fichiers. Bertrand Ladoux, responsable BAE au CA Centre-Est, décrit des « changements d'usage très importants grâce aux progrès technologiques » sur cette période.

Étape 3 — La plateforme métier dédiée

L'étape suivante consiste à adopter une plateforme conçue spécifiquement pour le métier : gestion des dossiers de financement, dataroom sécurisée, messagerie traçable entre toutes les parties prenantes, suivi des covenants, reporting réglementaire. Bertrand Ladoux est pilote avec Kls Desk depuis 2022 sur le suivi en tant qu'agent du crédit. Sa description de ce changement : « passer d'un mode de travail à façon à un mode plus industriel », sans perdre la capacité à traiter des opérations complexes et non standardisées.

Ce qu'une plateforme métier BAE doit couvrir

Gouvernance des dossiers et dataroom sécurisée

Chaque opération doit disposer d'un espace centralisé où tous les documents sont versionnés, horodatés et accessibles aux seules parties autorisées. La dataroom n'est pas qu'un outil de stockage : c'est l'espace de collaboration sécurisé entre l'agent, l'arrangeur, les prêteurs participants et l'emprunteur, avec des niveaux d'accès différenciés selon le rôle de chacun.

Communication traçable avec prêteurs et emprunteurs

Une plateforme métier permet d'inviter directement les établissements participants à accéder aux documents d'une opération, sans passer par des e-mails ou des transferts de fichiers non sécurisés. Lionel Passard décrit un outil « ergonomique, pratique », qui « centralise le suivi d'une opération » et sert de communication partagée entre l'agent du crédit, les prêteurs et l'emprunteur : un chargé d'affaires d'une banque participante peut ainsi accéder à la documentation sans forcément appeler l'agent du crédit, ce qui réduit d'autant les sollicitations inutiles.

Le suivi des covenants, financiers puis ESG

Le suivi des covenants est le deuxième pilier de la gouvernance d'une BAE une fois le financement conclu : ratios financiers à respecter, échéances de reporting, pièces justificatives à collecter chaque trimestre.
Ces dernières années, une nouvelle catégorie s'y ajoute : les covenants ESG. Leur suivi exige de collecter des données non standardisées, à différentes fréquences trimestrielle ou annuelle, auprès de l'emprunteur, puis de les valider, les archiver et les communiquer au pool.
Bertrand Ladoux confirme la montée en puissance de ce chantier, qui fait émerger un nouveau métier, celui de chargé d'affaires en finance durable.
Sans outil dédié, cette charge incombe presque entièrement à l'agent, qui doit manuellement relancer, centraliser les pièces et produire le reporting. Avec Kls Desk, l'emprunteur est notifié automatiquement, saisit ses données dans un espace structuré, et l'agent n'intervient que pour valider.

À retenir

• La traçabilité réglementaire et le suivi des covenants ESG rendent une plateforme métier dédiée de plus en plus incontournable à mesure qu'une BAE grandit.

• La trajectoire observée : d'Excel, à des outils ponctuels jusqu’à une plateforme métier intégrée.

• Les gains sont mesurables : jusqu'à 7 jours économisés par personne et par mois sur le suivi des covenants (Debt Tracking), et 47 % de temps gagné sur l'organisation du pool lors d'une syndication (Debt Syndication).

La digitalisation d'une banque d'affaires entreprise n'est pas un projet informatique : c'est une condition d'exercice du métier.

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