Fonctionnement des habilitations du Desk Kls

L'accès se définit par le fait d'avoir son adresse email renseignée comme contact pour le compte d'un établissement financier. Tout utilisateur, client ou non, d'une application possède donc une habilitation.

Il existe une différence dans la gestion des accès pour les utilisateurs d'un établissement financier client (ayant souscrit à une licence au Desk) et ceux d'un établissement financier non-client (simplement invité) : la page "Habilitations".

Si l'on est utilisateur du Desk pour le compte d'un établissement financier non-client, la gestion des accès se fait de manière réactive et uniquement sur invitation d'un établissement financier client au niveau de chaque dossier.

À l'inverse, un établissement financier client met à disposition de ses collaborateurs une page "Habilitations" dédiée, accessible à tous ses utilisateurs de la plateforme.

La page "Habilitations" offre des capacités différentes selon le profil de l'utilisateur :

• Pour tous les utilisateurs : consulter les membres de leur équipe directe et utiliser le bouton "Qui peut m'habiliter ?" pour identifier les personnes en mesure de leur attribuer un accès à une application.
• Pour les gestionnaires d'équipe : gérer l'organigramme complet, ajouter ou archiver des utilisateurs, attribuer des rôles et des droits personnalisés à chaque collaborateur.

2. Les rôles plateforme

• Gestionnaire d'équipe :

Ce rôle est fréquemment attribué aux managers d'équipes ou aux personnes ayant la responsabilité de gérer les habilitations aux outils pour le compte de collaborateurs.

Il donne les droits suivants uniquement pour la ou les entités dans lesquelles il est habilité :

• Accéder à la page "Habilitations" en vue complète (organigramme, liste étendue, gestion des équipes)
• Créer/gérer des équipes
• Ajouter, modifier et archiver des utilisateurs

Par capillarité, un gestionnaire d'équipe voit et a accès aux opérations créées et gérées par les utilisateurs de son équipe et des équipes inférieures. Lorsqu'un gestionnaire d'équipe est ajouté dans une équipe, il gagne automatiquement la vue et l'accès aux opérations des utilisateurs de cette équipe ainsi que des équipes inférieures liées.

Un gestionnaire d'équipe habilité au niveau de l'équipe racine dispose d'une visibilité totale sur toutes les opérations existantes sur le Desk Kls.

Le rôle de gestionnaire d'équipe est distinct du statut d'habilitateur. Un habilitateur est un utilisateur disposant du droit d'attribuer un rôle spécifique sur une application (Debt Tracking, Debt Eligibility ou Debt Syndication) à d'autres collaborateurs de la même organisation. Un gestionnaire d'équipe ne possède pas automatiquement ce droit d'attribution applicative. Pour identifier les habilitateurs disponibles, utilisez le bouton "Qui peut m'habiliter ?" décrit en section 3.

• Utilisateur :

Le rôle "Utilisateur" correspond à un simple utilisateur. On est utilisateur à partir du moment où l'on est renseigné comme contact au sein d'un établissement.

Il n'a pas de capacité spécifique en dehors des droits qui lui sont attribués. Il n'a accès qu'aux opérations qu'il a créées (s'il possède des droits de création) ou sur lesquelles il a été spécifiquement invité par un pair.

Depuis la page "Habilitations", un utilisateur sans rôle de gestionnaire d'équipe accède à une vue liste de son équipe directe (en lecture seule), aux filtres par rôle, application et statut, ainsi qu'au bouton "Qui peut m'habiliter ?".

3. Demander un accès à une application

Pour obtenir un accès à Debt Tracking, Debt Eligibility ou Debt Syndication, tout utilisateur de la plateforme peut utiliser le bouton "Qui peut m'habiliter ?", accessible dans l'en-tête de la page "Habilitations". Ce bouton est disponible quel que soit votre profil.

a. Utiliser la modale "Qui peut m'habiliter ?"

En cliquant sur ce bouton, une fenêtre s'ouvre. Elle présente un parcours sous forme de phrase à compléter :

Je veux accéder à [Produit] en tant que [Rôle].

Le parcours se déroule en deux ou trois étapes selon l'application sélectionnée :

1. Choisir l'application : Debt Tracking, Debt Eligibility ou Debt Syndication. Seules les applications disponibles dans votre organisation sont activées. Les applications non disponibles apparaissent grisées, accompagnées d'un message vous invitant à contacter votre support habituel.
2. Choisir le parcours (pour Debt Eligibility uniquement) : si votre organisation utilise à la fois l'application Debt Eligibility et son parcours CDC, une étape intermédiaire vous invite à préciser de quel accès vous avez besoin. Si votre organisation n'a accès qu'à Debt Eligibility, cette étape est omise automatiquement.
3. Choisir le rôle : sélectionnez le rôle correspondant à votre périmètre de travail. Seuls les rôles disponibles pour attribution dans votre organisation sont affichés.

Le bouton "Voir qui peut m'habiliter" s'active une fois toutes les étapes complétées. Vous pouvez modifier vos sélections à tout moment en cliquant sur les éléments de la phrase. Changer une sélection en amont réinitialise automatiquement les étapes suivantes.

Un lien "En savoir plus" disponible en bas de la fenêtre renvoie vers la présente page de la base de connaissances pour consulter la description des produits et des rôles disponibles.

b.Consulter la page "Demander des droits"

Après avoir cliqué sur "Voir qui peut m'habiliter", la page "Demander des droits" s'affiche. Elle liste les personnes habilitées à vous accorder le droit demandé au sein de votre organisation.

Pour chaque gestionnaire d'équipe ou référent, la page affiche son nom, son équipe (à titre indicatif) et son adresse email. Cliquez sur l'icône de copie à droite d'une adresse pour la copier dans votre presse-papier, puis contactez directement la personne par email en précisant le produit et le rôle souhaités.

Le bouton "Changer" permet de rouvrir la fenêtre de sélection pour modifier votre demande sans repartir depuis la page "Habilitations".

Si aucun habilitateur n'est encore initialisé pour le contexte demandé dans votre organisation, un message vous oriente vers votre support habituel pour qu'un habilitateur soit désigné.

4. Gérer les habilitations

La gestion des habilitations — ajout, modification et archivage d'utilisateurs, création d'équipes — est réservée aux utilisateurs disposant du rôle de "Gestionnaire d'équipe". Elle permet de piloter les accès des collaborateurs au sein de votre établissement.

Pour accéder à la page Habilitations :

• Connectez-vous à la plateforme.
• Passez votre souris sur l'icône entité en bas à gauche de votre écran.
• Cliquez sur "Habilitations".

a. Fonctionnement de base

 

À la première connexion aux habilitations, un organigramme composé d'une seule équipe — l'équipe racine — s'affiche. C'est sous cette équipe que les autres équipes peuvent être créées. Une fois l'onboarding passé, l'équipe racine ne doit contenir que les managers hiérarchiques les plus hauts.

La page est divisée en trois onglets :

• L'onglet "Habilités" : contient les utilisateurs assignés dans une des équipes de l'entité et à qui des droits ont été accordés.
• L'onglet "Invités" : contient les utilisateurs invités sur une opération suivie dans Debt Syndication ou Debt Tracking, mais non habilités. Ils ne figurent dans aucune équipe de l'organigramme et n'ont aucun droit en dehors des opérations sur lesquelles ils ont été invités.
• L'onglet "Archivés" : contient les utilisateurs dont l'accès a été révoqué. Ils n'ont plus aucun accès à la plateforme via cette entité.

Deux vues sont disponibles :

• La vue Organigramme (vue d'accueil) : automatiquement centrée sur votre équipe. Une barre de recherche permet de trouver rapidement un utilisateur ou une équipe.
• La vue Liste : permet de créer des filtres par rôle, équipe et produit ainsi que de rechercher par nom d'utilisateur.

b. Ajouter une équipe

 

Le gestionnaire d'équipe peut créer une équipe au même niveau que la sienne ou en dessous.

En passant la souris sur une équipe existante, le symbole (+) apparaît et permet de choisir l'emplacement de la nouvelle équipe (en dessous ou à côté).

Lorsque des équipes sont au même niveau, il n'existe aucun lien entre elles. Cela crée une véritable muraille de Chine entre deux équipes : l'activité des utilisateurs de l'une est complètement invisible pour l'autre.

Lorsqu'une équipe est créée en dessous d'une existante, le principe de capillarité permet aux équipes "supérieures" de voir l'activité des collaborateurs des équipes "inférieures".

Le principe de capillarité est valable uniquement pour les utilisateurs avec le rôle de gestionnaire d'équipe. Un utilisateur sans ce rôle n'a accès qu'aux opérations qu'il crée et à celles sur lesquelles il est invité, peu importe sa position dans l'organigramme.

Le manager d'un groupe de collaborateurs divisé en plusieurs équipes conserve une vue globale de l'activité de ses équipes sans qu'une équipe puisse voir l'activité des autres.

À tout moment, vous pouvez modifier le nom d'une équipe en cliquant sur l'équipe souhaitée puis sur "Renommer l'équipe".

c. Ajouter (ou modifier) un utilisateur

 

Seul un utilisateur avec le rôle de gestionnaire d'équipe peut ajouter ou modifier un utilisateur.

Il dispose d'une capacité d'action uniquement sur l'équipe dans laquelle il est habilité ainsi que sur toutes les équipes inférieures. Il ne peut pas agir sur un collaborateur ou une équipe hors de ce champ d'action.

Si un collaborateur vous sollicite pour obtenir une habilitation et que vous n'êtes pas en mesure d'intervenir sur son profil, identifiez à quelle équipe il appartient et redirigez-le vers le ou les gestionnaires appropriés. Il peut également utiliser le bouton "Qui peut m'habiliter ?" depuis la page "Habilitations" pour trouver directement la personne à contacter.

Pour créer un nouvel utilisateur, rendez-vous dans la page Habilitations. Deux possibilités s'offrent à vous :

• Créer un utilisateur directement via le bouton "Ajouter un utilisateur" dans la vue organigramme.
• Créer un utilisateur après avoir cliqué sur l'équipe à laquelle il appartiendra. Le choix de l'équipe est alors pré-rempli.

L'ajout d'un utilisateur se fait en 3 étapes :

1. Indiquer ses informations de base : adresse email, équipe et marchés de compétence.
2. Indiquer son rôle.
3. Indiquer ses droits.

Pour ajouter l'adresse e-mail d'un utilisateur : après avoir saisi ou collé son adresse, appuyez sur Entrée (ou Espace) pour la valider. L'adresse apparaît alors sous forme de pastille et l'habilitation peut être enregistrée. Si vous ne validez pas l'adresse, la plateforme affiche le message : « Vous devez sélectionner au moins 1 élément(s) ».

Il est possible d'habiliter plusieurs utilisateurs simultanément s'ils ont les mêmes droits et appartiennent à la même équipe :

Pour cela, saisissez et validez chaque adresse email successivement avant d'enregistrer.

Après validation, une nouvelle ligne apparaît dans la liste des utilisateurs de l'équipe, avec l'adresse email du collaborateur et la mention "Invitation envoyée par email". Cette mention indique que l'utilisateur a reçu un email automatique de la part de no-reply@kls-desk.com afin d'initialiser son compte. Une fois le profil complété, son prénom, son nom et son poste s'affichent.

En cliquant sur les 3 points en bout de ligne de l'utilisateur concerné, vous pouvez à tout moment :

• Modifier les droits d'un utilisateur.
• Changer un utilisateur d'équipe.

Le seul élément qui ne peut être modifié est l'adresse email de l'utilisateur. Vérifiez votre saisie avant de valider la création. Si un utilisateur a été créé par erreur, archivez-le.

i. Attribuer des marchés

Lors de l'habilitation d'un utilisateur, il est possible de personnaliser son périmètre de compétence.

Il existe 8 marchés différents : Entreprises, Pro, Agriculture, Collectivités publiques, Énergies renouvelables, Immobilier, Partenariat Public Privé et Patrimonial.

Les marchés attribués à un utilisateur ont les impacts suivants :

• Debt Syndication :
  • Un utilisateur avec droit de création peut créer des opérations uniquement sur les marchés sur lesquels il est habilité.
  • Lorsqu'il invite une entité cliente Kls, les utilisateurs habilités sur le marché de l'opération sont listés en premier, puis ceux habilités sur les autres marchés.
• Debt Tracking : les marchés attribués à un utilisateur n'ont pas d'impact sur son usage de cette application.
• Debt Eligibility :
  • Un gestionnaire de programme peut créer des programmes et a accès aux programmes des marchés sur lesquels il est habilité.
  • Un distributeur a accès aux programmes des marchés sur lesquels il est habilité et peut effectuer des réservations sur ceux-ci.

ii. Attribuer des droits de création

Kls est un éditeur de logiciel multi-applications. Vous pouvez attribuer des droits de création par application du Desk :

• Debt Syndication : permettre à un utilisateur de créer des opérations de financement en collaborant avec ses partenaires. Consulter l'article sur la création et le pilotage d'une opération Debt Syndication.
• Debt Tracking : permettre à un utilisateur de créer des opérations syndiquées et/ou bilatérales en collaboration avec ses prêteurs, ses clients et les équipes en interne. Consulter l'article sur la création et le pilotage d'une opération Debt Tracking.
• Debt Eligibility - parcours CDC : consulter l'article sur les droits spécifiques au parcours CDC (en cours de construction).

Pour attribuer des droits à un utilisateur sur l'application Debt Eligibility (parcours classique), l'utilisateur doit avoir le rôle de référent. En fonction de son rôle (gestionnaire de programme ou distributeur), s'il est référent, il peut attribuer ce rôle à son tour. Consulter l'article sur les droits spécifiques à l'application Debt Eligibility.

iii. Sièges payants

Un utilisateur ayant un droit de création sur au moins une application du Desk Kls dans une entité cliente occupe un siège payant.

Cette information, visible dans la page des habilitations, permet aux gestionnaires d'équipes de consulter à tout moment le nombre de sièges payants occupés au sein de l'entité ou d'une équipe spécifique.

Le montant de votre abonnement Kls peut varier en fonction du nombre d'utilisateurs occupant un siège payant. Cette information est précisée dans votre contrat.

Un utilisateur ayant des droits de création sur plusieurs applications occupe un seul siège payant.

Dans la page des habilitations, un siège payant est symbolisé par un "P" vert visible pour chaque utilisateur concerné.

Consulter le nombre de sièges payants :

Pour consulter le nombre de sièges payants dans une équipe spécifique : dans la vue organigramme, cliquez sur l'équipe souhaitée. L'information s'affiche en haut à droite, "X sièges payants".

Pour consulter le nombre total de sièges payants occupés dans votre entité : dans la vue liste, l'information s'affiche en haut à droite, "X sièges payants".

Cette information évolue en temps réel en fonction des droits attribués ou retirés aux utilisateurs de votre entité.

d. Archiver un utilisateur

Un gestionnaire d'équipe peut archiver un utilisateur qui est dans son périmètre. Cette action désactive instantanément les accès de l'utilisateur concerné, qui perd l'accès à toutes ses opérations.

Pour archiver un utilisateur :

• En vue Organigramme : cliquez sur l'équipe à laquelle l'utilisateur appartient. Sur la ligne correspondante, cliquez sur les trois points en bout de ligne puis sur "Archiver".
• En vue Liste : utilisez la barre de recherche pour trouver l'utilisateur par prénom, nom ou adresse email. Cliquez sur les trois points en bout de ligne puis sur "Archiver".

Dès qu'un utilisateur quitte votre entité, archivez-le.

L'archivage est réversible. Pour désarchiver un utilisateur, suivez le même chemin et cliquez sur "Désarchiver".