Comment gérer sa reprise de stock dans Debt Tracking ?

Intégrer son stock

Lorsque vous commencez à utiliser le Desk, ajoutez le flux d'opérations suivies sous Debt Tracking. Intégrez aussi l'historique de vos opérations en cours, c'est-à-dire votre stock. Cette centralisation donne accès à un calendrier récapitulatif de l'ensemble des covenants à respecter.

Le point le plus sensible concerne le cadre contractuel des engagements et le partage des covenants au pool, qui a souvent déjà eu accès aux résultats des contrôles passés. Debt Tracking gère ce cas de figure sans multiplier les notifications envoyées aux prêteurs.

Choisir une méthode de reprise

Deux méthodes permettent de reprendre le stock dans Debt Tracking : alimenter un fichier d'import fourni par Kls pour une reprise automatique, ou saisir les opérations manuellement dans la plateforme.

Pour industrialiser le processus d'import, contactez directement les équipes Kls.

Réaliser une reprise de stock manuelle

L'intégration dans Debt Tracking des opérations de votre stock suit les étapes suivantes :

1. Créez l'opération (résumé, informations administratives, tranches, etc.) et publiez-la.
2. Complétez les répertoires de la dataroom avec les documents contractuels et l'historique.
3. Créez les engagements contractuels, selon l'une des deux options suivantes, puis publiez-les :
   • Date de test réelle : traçabilité totale, mais vous répondez à la place de l'emprunteur sur toutes les périodes de contrôle antérieures à la date du jour.
   • Date de test à la période en cours : plus rapide, vous reprenez alors les pièces justificatives des périodes antérieures directement dans la dataroom.
4. Justifiez les engagements « en retard » (date d'application antérieure à la date du jour), à la place de l'emprunteur. Pour chaque contrôle :
   • Ajoutez les documents et résultats à la place de l'emprunteur.
   • Validez le résultat.
   • Partagez les résultats aux prêteurs pour archiver ces contrôles. À ce stade vous n'avez pas ajouté les contacts, donc vos parties prenantes ne recevront aucune notification.
5. Renseignez tous les contacts (emprunteurs, prêteurs, équipe agent) sur la fiche administrative des entités de l'opération, le lendemain après 9h du jour où vous avez réalisé vos actions. 

Modifier un élément sans notifier les prêteurs

Pour modifier un élément (depuis la dataroom ou le contrôle des engagements) après l'ajout des contacts prêteurs sans déclencher de notification, utilisez la sourdine décrite dans l'article Paramétrage des notifications.