Comment gérer sa reprise de stock dans Debt Tracking ?
Retrouvez nos conseils pour intégrer de manière optimale vos opérations en cours de vie dans Debt Tracking.
Introduction
Lorsque vous devenez client Kls, vous allez ajouter le flux d'opérations suivies sous Debt Tracking. Il est également utile d'intégrer l'historique de vos dossiers en cours ; à savoir votre stock, afin d'avoir une information centralisée. Vous allez notamment avoir un calendrier général récapitulatif des covenants à respecter.
La partie la plus délicate de l'opération concerne le cadre contractuel des engagements et le partage des covenants au pool, qui a probablement déjà eu accès aux résultats des contrôles passés. Kls laisse la possibilité de gérer ce cas de figure, sans surcharger les prêteurs de notifications.
Nous recommandons donc d'ajouter l'ensemble des documents justificatifs des engagements depuis le début du contrat dans Kls. Cela permettra de faciliter votre gestion, en cas d'audit par exemple.
Ajouter les documents justificatifs dans le Contrôle des engagements vous permettra d'accéder aisément à l'historique des résultats par contrôle, lors de la future validation des éléments chargés par votre client. Il s'agit donc de notre recommandation principale.
Afin de gagner du temps, il est aussi envisageable d'ajouter dans la dataroom l'ensemble des documents sous un répertoire "Contrôle des engagements" ; dans lequel vous pourrez ajouter des sous-répertoires par nature et année de contrôle.
Les étapes clés de votre reprise de stock dans Kls
Pour effectuer une reprise de stock dans Debt Tracking, deux options s'offrent à vous : alimenter un fichier d'import fourni par Kls pour reprendre le stock de manière automatique, ou entrer les opérations manuellement dans la plateforme.
Si vous avez la possibilité d'industrialiser le processus, n'hésitez pas à contacter directement les équipes Kls. Dans cet article, nous nous focalisons sur une reprise manuelle.
L'intégration dans Debt Tracking des opérations de votre stock se fait de la sorte :
À ce stade, ne renseignez pas encore les contacts. Vous pourrez ainsi continuer vos modifications sans qu'ils reçoivent de notifications.
Pour toute question sur la création de dossiers, n'hésitez pas à consulter Comment créer et publier une opération dans Debt Tracking ?
- Remplir les répertoires de la dataroom avec les documents contractuels et historiques
- Créer les engagements contractuels avec leur date d'application réelle et les publier.
- Justifier les engagements "En retard" i.e. avec une date d'application antérieure à la date du jour, à la place de l'emprunteur. Pour chaque contrôle, vous devez :
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- Ajouter les documents/résultats à la place de l'emprunteur
- Valider le résultat
- Partager les résultats aux Prêteurs pour archiver ces contrôles
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- Renseigner tous les contacts (Emprunteurs, Prêteurs, équipe Agent) sur la fiche administrative des entités du dossier, le lendemain après-midi du jour où vous avez partagé les résultats.
De plus, si vous souhaitez modifier un justificatif après ajout des contacts Prêteurs sans que ceux-ci soient notifiés, utilisez la sourdine décrite dans l'article sur le Paramétrage des notifications.