Les fonctionnalités de Kls Agency

Retrouvez dans ce guide une vision macro des différentes fonctionnalités disponibles dans notre produit Kls Agency

Sommaire

Vocabulaire

  • Chef de file ou Gestionnaire de l'opération : Personne en charge du suivi de l'opération (Agent, middle office, chargés d'affaires, responsable suivi risque, etc...)
  • Dossier ou Opération : Correspond au financement/investissement suivi dans l'outil Kls (loan, debt, credit, SLL, obligation relance, bonds,...)
  • Partie prenante : L'ensemble des parties présente dans l'opération (prêteurs, sous-prêteur fonds, emprunteur, ....)
  • Prêteur ou Investisseur : Etablissement financier ayant un montant de participation dans l'opération
  • Emprunteur ou Client : Personne morale bénéficiaire de l'opération

Introduction au produit Kls Agency

Kls est un outil d'aide au pilotage pour tous types d'opérations de financement avec un besoin de contrôle et de traçabilité. Il permet à une personne ou à une équipe de se faire assister dans les tâches qui leur incombent au travers de leurs missions de suivi, de partage, de contrôle et de traçabilité.

Vous pourrez ainsi suivre toutes typologies d'opérations (liste non exhaustive) : 

  • Financement multi-prêteurs (syndiqué, groupe d'investisseurs, ...)
  • Financement uni-prêteur (bilatéral, crédit à impact/ESG, ...)
  • Financement immobilier (Carbone net 0, ...)
  • Tous types de financements ou vous êtes uniquement suiveur (suivi de participation)

Lorsque l'opération est créée, il permet d'inviter toutes les parties prenantes de l'opération, qu’elles soient internes ou externes à son établissement.

Vous retrouverez alors un espace collaboratif en ligne, à la main du créateur de l'opération ou de son équipe, qui vous permettra de centraliser l'entièreté des informations nécessaires à la réalisation et au suivi de vos missions.

Chaque opération créée correspond à un dossier distinct dans Kls. Il est possible de gérer une multitude d'opérations en simultanée et de pouvoir filtrer les différentes vues par portefeuille ou par statut d'opération (Brouillon, en cours, clôturé).

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Communication avec les parties prenantes de l'opération :

Pour réduire la charge mentale et automatiser ou assister le plus possible les tâches chronophages faites par chef de file de l'opération, certaines actions génèrent l'envoi de notifications aux contacts concernées pour les prévenir que de nouvelles informations sont disponibles.

Les notifications envoyées se gèrent au niveau de chaque opération. Le chef de file et son équipe gèrent leurs notifications ainsi que celles à destination des contacts emprunteurs.
Les contacts prêteurs ont la main pour paramétrer les notifications qu'ils souhaitent recevoir.
 


Chaque dossier est divisé en 5 onglets qui vont aider le chef de file dans la réalisation de ses missions.
Vous retrouverez ci-dessous une vision macro des fonctionnalités disponibles pour chaque onglet

Onglet 1 : Détail de l'opération

Le détail de l'opération est la page d'accueil de votre dossier. Elle repositionne le contexte, les parties prenantes et la structure du financement.Capture d’écran 2024-03-07 à 19.06.44

L'onglet est divisé en bloc qui permettre d'organiser les informations (Emprunteur, tranches, pool, sous-pool)

L'objectif est double :

  • Consigner toutes les informations essentielles, telles que les allocations de chaque prêteur, les caractéristiques des tranches de financements, etc.
  • Gérer les accès de chaque contact prêteur et emprunteur de mon opération.
    En effet, pour chaque entité invitée, le chef de file va pouvoir, s'il le souhaite, ajouter des contacts qui pourront ainsi accéder à l'opération gratuitement, qu'ils soient clients de Kls ou non.

Chaque contact invité aura donc son espace Kls, en vue miroir avec le chef de file (à la différence d'informations non visible car confidentielles telles que les commissions, les sous-pools, etc...)

Les invités auront à leur charge de communiquer les informations importantes de leur fiche administrative et de gérer les accès de leur espace pour leur entité sur cette opération.

fiche admin

Le chef de file pourra toujours modifier toutes informations d'un dossier et ce tout au long de sa vie.

Une fois que le détail de l'opération est complet et que les parties prenantes de l'opération sont invitées, le chef de file pourra commencer à utiliser les autres fonctionnalités, que nous aborderons ci-après.

Onglet 2 : Dataroom

L'onglet dataroom d'une opération est divisé en 4 répertoires distincts qui permettent au chef de file de partager de la documentation confidentiellement en interne, ou avec les différentes parties prenantes.

  • Répertoire Agent confidentiel
  • Répertoire partagé Agent / Pool
  • Répertoire partagé Agent / Sous Pool
  • Répertoire partagé Agent / Client

Les ajouts de documents et mises à jour de la dataroom provoquent l'envoient de notification récapitulative, en fin de journée, à destinations des parties prenantes concernées (par répertoires qui ont eu des mouvements).

Il est possible d'activer l'option "notification instantanée" pour répondre aux besoins d'instantanéités de certaines situations (closing, modifications contractuelles…) ; les notifications seront alors envoyées auprès des parties prenantes concernées directement après le dépôt d'un ou plusieurs documents.

Capture d’écran 2024-03-08 à 10.22.05 Le chef de file voit tous les répertoires et chaque répertoire est partagée avec la partie indiquée.

Le répertoire "Agent confidentiel" n'est visible que des personnes habilitées sur l'opération avec le rôle de chef de fil. Il permet de centraliser toutes les informations de l'opération au même endroit, même celles qui n'ont pas vocations à être partagées avec les autres parties.
Chaque partie prenante possèdera aussi son répertoire "confidentiel" non visible du chef de file et des autres parties. Via Kls Agency, vous offrez ainsi à vos clients, un espace de stockage confidentiel, gratuit et illimité sur chaque opération.

Dans chaque répertoire, le chef de file à la main pour créer autant de sous-répertoires que souhaité afin d'en construire la meilleure architecture.

Les sous-répertoires et les documents sont ensuite téléchargeables, duplicables et même déplaçables d'un répertoire à un autre pour faciliter la gestion documentaire du chef de fil.

Capture d’écran 2024-03-08 à 11.48.17NB : Le nombre de sous-répertoires et de fichiers est illimité !

Prochaine innovation Dataroom : 

  • Il sera bientôt possible d'envoyer un message personnalisé pour annoter la notification lors du partage d'un ou plusieurs documents. Vous pourrez ainsi apporter du contexte à vos interlocuteurs au moment où ils seront alertés qu'un nouveau document est disponible.

Onglet 4 : Cadre contractuel

L'onglet cadre contractuel est visible de toutes les parties prenantes à l'opération.

Il a une mission double :

  • Centraliser les éléments de contrôle du contrat, comme les covenants, les critères ESG, les engagements de ne pas faire... 
    Le chef de file digitalise ces éléments en créant un cadre contractuel pour chaque élément à contrôler. De cette manière, il facilite la lecture et la traçabilité pour tous, car chaque partie pourra alors retrouver la liste des engagements dus par le client sur son espace Kls.
  • Automatiser les relances auprès du client en paramétrant à l'avance les périodes de contrôles. 
    Concrètement, le chef de file va pouvoir se créer des rappels, qui dans certains cas seront aussi envoyés au client, pour l'aider à réduire les tâches chronophages sans valeurs ajoutées.

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Au moment du paramétrage, le chef de file défini la nature du contrôle, ce qui va permettre d'influer sur le comportement et l'attendue du contrôle :

  • L'"Action Agent", est la seule nature qui est invisible du reste des parties prenantes de l'opération et permet à l'équipe en gestion de se créer des rappels internes pour chaque opération.
  • Le "Contrôle à effectuer" qui ne nécessite pas d'action de l'emprunteur. Il sert principalement au chef de file pour contrôler des engagements de faire ou ne pas faire sans valeur de contrôle particulière ni documents justificatifs.
  • Le "Document" qui nécessite le dépôt d'une ou plusieurs pièces jointes justificatives par l'emprunteur au moment du contrôle.
  • Les "Élément financier", "Ratio financier" et "Critères ESG" qui nécessite de la saisie d'une valeur de contrôle pour pouvoir répondre à son engagement, en plus du dépôt de pièces jointes justificatives pour accompagner cette valeur.

À la création d'un engagement ou un contrôle, le chef de file de l'opération va copier-coller le cadre contractuel référant au contrôle, puis paramétrer les dates clés ainsi que les valeurs de contrôle, si pertinent.

En paramétrant une première date de test, un délai de réponse et une date de fin de suivi, la plateforme calculera et créera automatiquement toutes les périodes de contrôle futur.
Par exemple, si le chef de file créé un engagement avec une première date de test au 1ᵉʳ janvier 2024, 6 mois de délai de réponse et une date de fin de suivi au 31 décembre 2030, il aura automatiquement une période de contrôle créé au 1ᵉʳ janvier de chaque année jusqu'en 2030.

Des notifications sont envoyées à l'approche du délai de réponse maximum, à savoir 30, 15, 7 et 1 jour(s) avant la fin du délai. Si aucune réponse n'est enregistrée à la fin du délai, une notification de retard est envoyée tous les 15 jours.

Lors de la création d'un engagement, vous pourrez aussi compléter en indiquant les valeurs attendues pour chaque période, ainsi que les impacts marges liés aux résultats.

versionning et cadre

Si le cadre contractuel est modifié lors de la vie du contrat, le chef de file peut consigner ces changements en procédant à un "versionning".
De cette manière, il peut faire évoluer le cadre contractuel tout en conservant la traçabilité et sa fonction de centralisation des informations des différents évènements.

 

Onglet 3 : Contrôle des engagements

L'onglet contrôle des engagements est la matérialisation du cadre contractuel. On y retrouvera un tableau de bord de toutes les périodes de contrôle en cours et à venir ainsi qu'un espace pour les périodes déjà contrôlées et archivées.

Il existe une page, qui regroupe tous les contrôles de toutes les opérations de son portefeuille appelée "Vue d'ensemble" dont vous retrouverez les détails plus bas.

C'est dans cet onglet que le chef de file va pouvoir suivre et gérer les attendus du client sur chaque opération en un coup d'œil et diffuser les informations aux participants de l'opération en un clic.

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Chaque période de contrôle est créée automatiquement, sur la base des informations renseignées dans la partie "Cadre contractuel" détaillé plus haut.

Le chef de file profite d'une facilité de lecture grâce aux différents statuts et pré-filtres disponible pour la gestion de son opération et conservera une trace de tous les précédents contrôles.

Pour chaque période de contrôle, le chef de file va pouvoir collecter l'information auprès de son client, contrôler et échanger sur la base des informations avec son équipe et pouvoir adresser le résultat final aux participants de l'opération, le tout depuis un seul espace.

contrôle engagement

Tracer les Waivers : 

Afin de garantir une traçabilité continue offerte par Kls Agency, si le client ne respecte pas ses engagements pour une période donnée, entraînant ainsi un waiver, le chef de file pourra enregistrer le résultat du vote et son impact sur cette période.

Prochaine innovation Contrôle des engagements  : 

Un module spécifique au waiver sera prochainement développé. Il aura pour objectif de permettre au chef de file de gérer les demandent de waiver et faire voter le pool directement dans Kls. 


Le chef de file est donc en mesure de réduire sa charge mentale en limitant le nombre de tâches chronophages qu'il doit accomplir grâce à la centralisation, sur un même espace, et à l'envoi, par la plateforme, des notifications en fonction des actions qui sont faites.

Onglet 5 : Fil d'activité

Ce dernier onglet a un objectif de suivi des actions dans un contexte de traçabilité. Il est uniquement visible par les équipes avec le rôle de chef de file et permet de retrouver la trace de toutes les actions majeures qu'il y a eues sur l'opération, en plus d'avoir une visibilité sur les notifications envoyées (et leurs destinataires).

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Le chef de file peut donc revoir tout ce qu'il s'est passé sur son opération et prouver en cas de doute que les actions ont bien été faites de son côté, la date et la/les cible(s).

Cette fonctionnalité est l'occasion d'inviter vos équipes de contrôles ou d'analyse des risques directement sur votre opération pour qu'ils puissent retrouver eux-mêmes ce qui a été fait, en vous évitant le passage par des exports et des constructions de pistes d'audit chronophages.

 


Diverses fonctionnalités transverses 

1 - Vue d'ensemble

La "Vue d'ensemble" de Kls Agency permet de retrouver le suivi des covenants de l'ensemble de vos opérations, sous forme d'une to-do list, sur une même page.

Elle permet de voir l'état d'avancée ou de retard des différents contrôles et de facilement savoir où le chef de file doit investir ses ressources et son attention grâce à une vue exhaustive assistée par des tags et des filtres qui facilitent une aide à la lecture.

vue densemble vf
La vue d'ensemble dispose aussi d'un calendrier qui permet au chef de file d'être proactif et de voir quelles échéances tombent sur des dates précises. Cela permet d'organiser l'avenir, préparer les rendez-vous clients ou même anticiper la liste des actions à faire en cas d'absence.

Pour en savoir plus sur l'usage de cette fonctionnalité, visitez cette page.

2 - Export de données

La page "Export de données" permet comme son nom l'indique d'exporter de la donnée.

Grâce à la centralisation offerte par Kls, il est désormais simple, pour le chef de fil, de faire un export des données de ses opérations de suivi pour répondre à un besoin de reporting interne, d'audit ou de contrôle permanent ou même dans le but d'alimenter un autre outil avec des informations provenant de Kls.

export 1

Le chef de file pourra créer des modèles réutilisables d'export ("template") directement depuis Kls pour semi-automatiser ces futurs besoins. Il pourra aussi prévisualiser la donnée avant de lancer l'export et recevoir le fichier Excel

Pour en savoir plus sur l'usage de cette fonctionnalité, visitez cette page.