Les fonctionnalités de Debt Tracking

Retrouvez dans ce guide une vision macro des différentes fonctionnalités disponibles dans l'application Debt Tracking

Introduction à l'application Debt Tracking

Debt Tracking est un outil d'aide au pilotage pour tous types d'opérations de financement avec un besoin de contrôle et de traçabilité. Il permet à une personne ou à une équipe de se faire assister dans les tâches qui leur incombent au travers de leurs missions de suivi, de contrôle, de partage et de traçabilité.

Vous pourrez ainsi suivre toutes typologies d'opérations (liste non exhaustive) : 

• Financement multi-prêteurs (syndiqué, groupe d'investisseurs, ...)
• Financement uni-prêteur (bilatéral, crédit à impact/ESG, ...)
• Financement immobilier (Carbone net 0, ...)
• Tous types de financements sur lesquels vous êtes uniquement suiveur (suivi de participation)

Une fois votre opération créée, vous pouvez inviter toutes les parties prenantes de l'opération, qu’elles soient internes ou externes à votre établissement.

Vous retrouverez alors un espace collaboratif en ligne, à la main du créateur de l'opération et de son équipe, qui vous permettra de centraliser l'entièreté des informations nécessaires à la réalisation et au suivi de vos missions.

Chaque opération créée correspond à un dossier distinct dans Debt Tracking. Il est possible de gérer une multitude d'opérations en simultané et de pouvoir filtrer les différentes vues par portefeuille ou par statut d'opération (à préparer, en cours, clôturé).

Communication avec les parties prenantes de l'opération :

Pour réduire la charge mentale et automatiser ou assister le plus possible les tâches chronophages faites par le gestionnaire de l'opération, certaines actions génèrent l'envoi de notifications aux contacts concernés pour les prévenir que de nouvelles informations sont disponibles.

Les notifications envoyées se gèrent au niveau de chaque opération. Consulter la page : quelles notifications sont envoyées mes parties prenantes ?
 

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Chaque dossier est divisé en 5 onglets qui vont aider le gestionnaire dans la réalisation de ses missions.
Vous retrouverez ci-dessous une vision macro des fonctionnalités disponibles pour chaque onglet.

Onglet 1 : Détail de l'opération

Le détail de l'opération est la page d'accueil de votre dossier. Elle repositionne le contexte, les parties prenantes et la structure du financement.

L'onglet est divisé en blocs qui permettent d'organiser les informations (Clients rattachés au groupe de risque, tranches, pool, sous-pool).

L'objectif est double :

• Consigner toutes les informations essentielles, telles que les allocations de chaque prêteur, les caractéristiques des tranches de financements, etc.
• Gérer les accès de chaque contact prêteur et emprunteur de mon opération.
  En effet, pour chaque entité invitée, le gestionnaire va pouvoir, s'il le souhaite, ajouter des contacts qui pourront ainsi accéder à l'opération gratuitement, qu'ils soient clients de Kls ou non.

Chaque contact invité bénéficie donc son espace Debt Tracking, en vue miroir avec le gestionnaire (à la différence d'informations non visibles car confidentielles telles que les commissions, les sous-pool, etc...).

Le gestionnaire peut modifier les information d'un dossier durant toute la vie du crédit.

Onglet 2 : Dataroom

Chaque dossier contient un onglet dataroom sécurisée spécifique à l'opération.

4 répertoires distincts sont disponibles et permettent au gestionnaire de partager de la documentation confidentielle en interne, ou avec les différentes parties prenantes.

Onglet 4 : Cadre contractuel

L'onglet cadre contractuel est visible de toutes les parties prenantes à l'opération.

Il a une mission double :

• Centraliser les éléments de contrôle du contrat, comme les covenants, les critères ESG, les engagements de ne pas faire... 
  Le gestionnaire digitalise ces éléments en créant un cadre contractuel pour chaque élément à contrôler. De cette manière, il facilite la lecture et la traçabilité pour tous, car chaque partie pourra alors retrouver la liste des engagements dus par le client sur son espace Debt Tracking.
• Automatiser les relances auprès du client en paramétrant à l'avance les périodes de contrôles. 
  Concrètement, le gestionnaire va pouvoir se créer des rappels, qui dans certains cas seront aussi envoyés au client, pour l'aider à réduire les tâches chronophages sans valeur ajoutée.

Onglet 3 - Contrôle des engagements

L'onglet contrôle des engagements est la matérialisation du cadre contractuel. On y retrouvera un tableau de bord de toutes les périodes de contrôle en cours et à venir ainsi qu'un espace pour les périodes déjà contrôlées et archivées.

Onglet 5 - Fil d'activité

Ce dernier onglet a un objectif de suivi des actions dans un contexte de traçabilité. Il est uniquement visible par l'équipe gestionnaire et permet de consigner automatiquement tous les événements impactants qui se sont produites sur l'opération, en plus d'avoir une visibilité sur les notifications envoyées (et leurs destinataires).

Fonctionnalités transverses 

1 - Vue d'ensemble

La "Vue d'ensemble" est la page d'accueil du gestionnaire.

Elle liste tous les contrôles d'engagements publiés sur l'ensemble de votre portefeuille.

Elle permet d'identifier les contrôles les plus en retard et de facilement savoir où le gestionnaire doit investir ses ressources et son attention grâce à une vue exhaustive assistée par des tags et des filtres qui facilitent la recherche.

2 - Export de données

La fonctionnalité "Export de données" vous permet d'exporter les données de vos opérations Debt Tracking quand vous le souhaitez. 

Elle permet de répondre à un besoin de reporting interne, d'audit ou de contrôle permanent ou même dans le but d'alimenter un autre outil avec des informations provenant du Desk.