Fonctionnement des habilitations du desk Kls

Vous découvrirez dans cet article le fonctionnement des habilitations et les bonnes pratiques que nous vous recommandons de mettre en place pour que votre expérience avec Kls se passe au mieux.

1. Introduction au fonctionnement des habilitations 

Avoir une habilitation au desk Kls signifie que l'on possède un accès à l'un des produits de Kls via un établissement financier client.

Il est possible d'être habilité pour le compte de plusieurs établissements ; dans ce cas, lorsque l'utilisateur se connectera, il pourra choisir son environnement en fonction des entrées proposées.

L'accès se définit par le fait d'avoir son adresse email renseignée comme contact pour le compte d'un établissement financier. Tout utilisateur, client ou non, d'un des produits Kls possède donc une habilitation.

Cependant, il existe une différence dans la gestion des accès pour les utilisateurs d'un établissement financier client (ayant souscrit à une licence au Desk Kls) et ceux d'un établissement financier non-client (simplement invité) : La page "Habilitations".

En effet, si l'on est utilisateur de Kls pour le compte d'un établissement financier non-client, la gestion des accès se fait de manière réactive et uniquement sur invitation d'un établissement financier client au niveau de chaque dossier

À l'inverse, un établissement financier client pourra gérer de manière pro-active les habilitations de ses collaborateurs grâce à une page dédiée.

La page "Habilitations" donnera donc la possibilité de :

  • Gérer son organigramme ;
  • Ajouter ou archiver de nouveaux utilisateurs pour le compte de son établissement ;
  • Attribuer des rôles et des droits personnalisés à chaque utilisateur.

La phase d'habilitation est abordée au moment de la phase d'Onboarding avec votre interlocuteur Kls.
Il sera ensuite de la responsabilité de votre établissement d'en assurer la continuité et la pérennité en ajustant régulièrement la liste de vos collaborateurs-utilisateurs.

2. Rôle sur le Desk Kls

Lorsque l'on devient client de Kls, on débloque la possibilité d'attribuer des rôles aux utilisateurs.
Il existe plusieurs rôles avec des spécificités propres à chacun :

  • Administrateur : 

Ce rôle n'est donné qu'à un nombre restreint d'utilisateurs. Ce rôle est attribué, par Kls, au moment de l'Onboarding et ne peut pas être modifié sans intervention des équipes de Kls.

Ce rôle sert à activer les différents produits (fonctionnalité dépréciée) afin de les rendre disponibles aux utilisateurs sur le Desk Kls de son établissement.

  • Gestionnaire d'équipe : 

Ce rôle est fréquemment donné aux managers d'équipe ou aux personnes ayant la responsabilité de gérer les habilitations aux outils/logiciels pour le compte de collaborateurs. 

Il donne le droit d'accéder à la page "Habilitations", de créer des équipes dans l'organigramme de son établissement et d'y gérer les accès (créer/gérer les nouveaux utilisateurs ou archiver des utilisateurs existants).

Par capillarité, un Gestionnaire d'équipe voit et a accès aux opérations créées et gérées par les utilisateurs de son équipe et des équipes inférieures. Si un gestionnaire d'équipe est ajouté à une équipe, il gagne automatiquement la vue et l'accès aux opérations des utilisateurs présents dans cette équipe ainsi que les utilisateurs des équipes inférieures liées.

Un Gestionnaire d'équipe habilité au niveau de l'équipe racine (voir plus bas) aura donc une visibilité totale sur toutes les opérations existantes sur le Desk Kls.

Le gestionnaire d'équipe aura aussi pour mission de régulièrement consulter l'équipe invitée afin de pérenniser l'accès ou non des utilisateurs ayant été invités pour le compte de votre établissement par des d'autres entités.

  • Utilisateur :

Le rôle "Utilisateur" est un simple utilisateur. On devient utilisateur à partir du moment où l'on est renseigné comme contact au sein d'un établissement.

Il n'a pas de capacité spécifique en dehors des droits qui lui seront attribués (voir les droits plus bas) et n'aura la vue que sur les choses qu'il aura créées (s'il possède le droit pour) ou sur lesquels il aurait été spécifiquement invité par un pair. 

3. Gestion des habilitations

Cette page n'est accessible que si l'on dispose du rôle "Gestionnaire d'équipe" (voir plus haut). Elle va permettre la gestion des utilisateurs ayant accès à l'espace Kls de son établissement, mais aussi de manière plus granulaire, de la gestion des équipes et des droits pour chaque utilisateur.

1. Équipes de base : 

Lorsque l'on devient client du Desk Kls, à la première connexion aux habilitations, on retrouvera un organigramme composé de deux équipes : l'équipe racine et l'équipe invités.

  • L'équipe racine

L'équipe racine correspond au point le plus haut de l'organigramme. C'est à partir de là que les autres équipes vont pouvoir être créées. Une fois l'onboarding passé, l'équipe racine ne doit contenir que les utilisateurs administrateurs et les managers hiérarchiques les plus hauts.

  • L'équipe invités

L'équipe invités contient la liste des utilisateurs ayant été renseignés comme contact pour le compte de votre établissement sur des opérations sur Kls mais qui n'existaient pas dans votre organigramme actuel.
Cette équipe est donc "à part", elle contient les utilisateurs en attente de gestion (= archivage ou redirection dans le bon emplacement dans l'organigramme par un gestionnaire d'équipe).

Les utilisateurs contenus dans cette équipe invités ne possèdent qu'un accès sur le(s) dossier(s) pour lequel(s) ils ont été renseignés. Ils ne voient rien d'autre et ne peuvent faire aucune action hormis sur ce(s) dossier(s).

Cette équipe invités permet à d'autres établissements clients de Kls d'inviter un collaborateur de votre établissement qui n'aurait pas encore été habilité en évitant ainsi de bloquer le chef de file de l'opération en attendant son habilitation.

En effet, il arrive que certains établissements financiers commencent leurs habilitations par les utilisateurs qui seront créateurs d'opérations.

Or, les contacts responsables de suivre une opération, dont leur établissement est prêteur, sont parfois différents.

En dehors de ces deux équipes, c'est aux gestionnaires d'équipes de créer et d'imaginer l'organigramme pour correspondre correctement à leur besoin.

2. Création d'une équipe : 

Deux choix sont possibles par le gestionnaire d'équipe à la création d'une nouvelle équipe : au même niveau qu'une équipe existante ou en dessous d'une équipe existante.

En passant la souris sur une équipe déjà existante, on pourra choisir où disposer la nouvelle équipe grâce au symbole (+) qui apparaitra. (comprendre ici, en dessous ou à côté)

habilitation - creation equipe

Lorsque des équipes sont au même niveau, il n'existera aucun lien entre elles. Cela permet de créer de véritable muraille de Chine entre deux équipes, car l'activité des utilisateurs d'une équipe sera complètement invisible pour l'autre.

À l'inverse, lorsque qu'une équipe est créée en dessous d'une existante, il sera possible de mettre en œuvre le principe de capillarité qui permettra aux équipes "supérieures" de voir l'activité faite par les collaborateurs de l'équipe "inférieure".

Le principe de capillarité n'est valable QUE pour les utilisateurs avec le rôle de gestionnaire d'équipe.
Un "simple utilisateur" n'a accès qu'aux dossiers qu'il crée et ceux sur lesquels il est invité.

De cette manière, le manager d'un groupe de collaborateurs divisé en plusieurs équipes différentes pourra conserver une vue globale de l'activité de ses équipes sans qu'une de ses équipes puisse voir l'activité des autres.

3. Création (ou modification) d'un nouvel utilisateur

Seul un utilisateur avec le rôle de Gestionnaire d'équipe pourra ajouter/modifier un utilisateur.

Il aura une capacité d'action seulement sur l'équipe dans laquelle il est habilité ainsi que toutes les équipes inférieures. Le gestionnaire d'équipe ne pourra pas faire d'action sur un collaborateur ou une équipe ne correspondant pas à son champ d'action.

Pour créer un nouvel utilisateur, il suffit de se rendre dans la page habilitations, de cliquer sur l'équipe qui accueillera le collaborateur et de cliquer sur "Ajouter utilisateur".

Il suffira ensuite de saisir l'adresse email du contact, ses marchés de compétences, son rôle et ses droits futurs.

Après validation, une nouvelle ligne apparaitra dans la liste des utilisateurs de l'équipe, avec l'adresse email du collaborateur et la mention "Compte en cours de création". Cette mention indique que l'utilisateur ajouté à reçu un email de Kls pour finaliser son compte (créer son mot de passe &  compléter ses informations). Une fois le profil complété, la mention disparaitra.

Une fois créé, les droits de l'utilisateur pourront être modifiés, et il pourra être changé d'équipe à n'importe quel moment par un Gestionnaire d'équipe compétent. habilitation - création utilisateur - V-long-1

4. Explication des Droits et Marchés

Lors de l'habilitation d'un utilisateur, il est possible de personnaliser ses droits et son périmètre de compétence.

  • Les marchés

Les marchés que l'on attribue à un utilisateur vont principalement avoir une importance lorsque son établissement va être invité sur une opération via le Desk Kls.

Lorsqu'un utilisateur invite votre établissement sur le Desk Kls, une liste de vos contacts habilités lui sera proposé -> c'est votre carnet de contacts.

L'ordre d'apparition de ces contacts sera déterminé par leur pertinence ou non par rapport au marché de l'opération sélectionnée par le créateur.

Par exemple, si l'opération est définie comme étant liée au marché "Entreprises", alors, apparaitront en premier, dans la liste de vos contacts, tous les utilisateurs habilité avec le marché "Entreprises".

  • Les droits de créations et rôles

Kls étant un éditeur de logiciel multiproduit, lorsque vous devenez client, vous pouvez avoir plusieurs usages de nos logiciels en fonction de vos souscriptions.

Afin de pouvoir segmenter vos cas d'usages, mais aussi les niveaux de responsabilités de vos collaborateurs, vous pouvez attribuer des droits de création par produit Kls, à savoir : Arrangement, Agency ou Credit et Guaranty.

Il sera aussi possible de définir si l'utilisateur à un rôle de gestionnaire d'équipe, autrement dit, la capacité à gérer les accès d'une équipe et bénéficier du principe de capillarité. (cf. ci-dessus)

5. Archivage et gestion des accès

Un Gestionnaire d'équipe pourra toujours modifier les droits et informations des utilisateurs sous sa gestion, mais aussi les changer d'équipe.

Il pourra également archiver un utilisateur, ce qui aura pour effet de désactiver instantanément les accès de l'utilisateur concerné. Celui-ci perdra donc l'accès à toutes les opérations et invitations dont il faisait partie. L'archivage est réversible !

Pour archiver un utilisateur, il suffit d'ouvrir l'équipe le comprenant, d'identifier la ligne de l'utilisateur et de cliquer sur "Actions" tout à droite. L'objet "Archiver" sera disponible dans la liste déroulante. L'utilisateur deviendra grisé, signe de sa désactivation.

Pour désarchiver, il faudra faire le même cheminement d'action et cliquer sur "désarchiver".